EIN (Employer Identification Number)
L'EIN (Employer Identification Number) est l'identifiant fiscal fédéral à neuf chiffres délivré gratuitement par l'IRS à toute entité juridique américaine, équivalent fonctionnel du SIRET français.
Définition
L'Employer Identification Number, ou Federal Tax Identification Number, est un numéro à neuf chiffres au format XX-XXXXXXX attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) à toute entité juridique américaine. Il sert à identifier l'entité auprès de l'administration fiscale fédérale, à déposer ses déclarations, à ouvrir un compte bancaire, à embaucher des salariés et à émettre des formulaires W-2, W-9 et 1099. La demande se fait via le formulaire SS-4, gratuitement, soit en ligne sur irs.gov si le responsible party dispose d'un Social Security Number ou ITIN, soit par fax ou courrier pour les demandeurs étrangers (délai 4 à 6 semaines).
En clair
Sans EIN, votre LLC ou C-Corp n'existe pas vraiment : pas de compte bancaire, pas de Stripe, pas de Mercury, pas de paie. C'est la première brique opérationnelle après le Certificate of Incorporation. Pour un fondateur français sans SSN ni ITIN, la demande en ligne est impossible : il faut envoyer le formulaire SS-4 par fax au numéro IRS dédié aux international applicants (304-707-9471) et attendre 2 à 4 semaines, parfois plus. Il existe une astuce répandue : appeler la hotline IRS internationale au 267-941-1099 pour obtenir l'EIN immédiatement par téléphone, à condition de pouvoir épeler son nom, l'adresse de la société et le motif de la demande en anglais. Le numéro vous est communiqué oralement puis confirmé par courrier sous 4 à 6 semaines.
Cas RWM transatlantique
Pour un fondateur français qui crée une C-Corp Delaware, l'obtention de l'EIN suit immédiatement le filing du Certificate of Incorporation. Le responsible party listé sur le SS-4 doit être une personne physique exerçant un contrôle effectif sur l'entité, pas un nominee ni un registered agent. Pour un non-resident alien sans ITIN, nous remplissons la case 7b avec la mention "Foreign" et préparons une lettre d'accompagnement justifiant l'absence de SSN. L'EIN obtenu, l'ouverture d'un compte bancaire reste l'étape la plus friable : Mercury, Brex et Relay acceptent les fondateurs non-résidents avec un EIN frais et un BOI Report déposé, tandis que les banques traditionnelles (Chase, Bank of America) exigent encore généralement une visite physique. La détention de l'EIN ne dispense pas l'entité de ses obligations déclaratives annuelles : Form 1120 pour une C-Corp, Form 1065 pour une multi-member LLC, Form 5472 pour toute entité détenue à 25 % ou plus par un foreign person.
Points d'attention
- Demande gratuite, méfiez-vous des sites tiers facturant 200 à 500 dollars pour ce service.
- Le responsible party doit être une personne physique, pas une entité.
- Sans SSN ni ITIN, fax du SS-4 au 304-707-9471 ou appel au 267-941-1099 (lundi-vendredi 6h-23h ET).
- Form 5472 obligatoire pour toute entité US détenue à 25 % ou plus par un non-résident, sous peine de 25 000 dollars d'amende.
- L'EIN ne se transfère pas en cas de cession : le nouvel acquéreur conserve l'EIN existant si l'entité ne change pas de forme juridique.